Whistleblowing

Valmet incoraggia i propri dipendenti e le parti interessate a parlare e a sollevare dubbi se notano violazioni del Codice di Condotta Valmet, altre condotte scorrette o comportamenti non etici. La segnalazione di comportamenti scorretti è una nostra responsabilità in Valmet, in quanto garantisce che il nostro Codice si applichi a tutti, ovunque e ogni giorno.   

Le società Valmet Tissue Converting S.p.A. e Valmet Tissue Converting S.r.l., in ottemperanza a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, hanno provveduto ad istituire appositi canali riservati (di seguito riportati), che possono essere utilizzati per segnalare violazioni di normative nazionali o comunitarie, che dovessero verificarsi all'interno dell'azienda. Si precisa che i canali riservati di seguito indicati sono stati istituiti per la segnalazione di comportamenti scorretti ai sensi del Codice di Condotta Valmet, del D.Lgs. 24/2023 e del D.Lgs. 231/2001. 

Le segnalazioni possono essere effettuate al canale di segnalazione TrustLine. È disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, via telefono o via Internet, e la segnalazione può essere fatta nella lingua in cui il segnalante si sente più a suo agio. Valmet non saprà chi ha effettuato la segnalazione, a meno che il segnalante non si identifichi. Il canale di segnalazione è gestito da una terza parte per garantire l'anonimato. TrustLine è disponibile al seguente link: https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/en/gui/102387/index.html

Tutti i casi segnalati saranno presi sul serio, indagati e risolti in modo appropriato. Le indagini saranno condotte da una persona o da un dipartimento imparziale. Dopo l'indagine e l'esame dei fatti, il caso sarà valutato e saranno prese le opportune conclusioni e azioni di follow-up. Tutte le indagini saranno documentate e riportate in conformità alle direttive ed ai modelli interni di Valmet.

Garantiremo la riservatezza a tutti coloro che segnaleranno sospette violazioni del nostro Codice di Condotta, altre condotte scorrette o comportamenti non etici. Valmet non tollererà alcuna forma di ritorsione nei confronti di coloro che in buona fede sollevano dubbi o collaborano alle indagini su possibili violazioni.

Il canale esterno fornito dall'ANAC può essere attivato alle condizioni previste dall'art. 6 del D.Lgs. 24/2023. 

I dati personali sono trattati nel rispetto del Regolamento Europeo 2016/679 e del D.Lgs. 196/2003, per quanto ancora applicabile. A tal proposito, si prega di leggere attentamente l'informativa che segue.

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Informativa completa Whistleblowing
Ex artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

La presente informativa si rivolge a tutti i soggetti interessati cui si applica la tutela di cui al D.lgs.24/2023 (segnalante, facilitatore, persone del medesimo contesto lavorativo e colleghi di lavoro del segnalante) e al segnalato. L’informativa unica, in base anche a quanto indicato dalle Linee Guida Anac, è finalizzata ad evitare elevati flussi informativi dai quali è possibile dedurre il coinvolgimento della persona in una segnalazione vanificando le tutele per la riservatezza approntate dal D.lgs. 24/2023 in materia di Whistleblowing.
Il Titolare (alternativamente le società Valmet Tissue Converting S.p.A. oppure Valmet Tissue Converting S.r.l.) tutela e garantisce la riservatezza dei dati personali dell’interessato e assicura la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione. 
Il Titolare ha indicato policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali. 
Il Titolare nominato un responsabile della protezione dei dati o data protection officer (RPD o DPO) che puoi contattare se hai domande sulle policy e le prassi adottate.  
Puoi contattare il RPD/DPO all’indirizzo dpo.ti.luc@valmet.com per Valmet Tissue Converting S.p.A. e dpo.ti.por@valmet.com per Valmet Tissue Converting S.r.l.

Come e perché il Titolare raccoglier e tratta i tuoi dati?

I dati personali che ti riguardano, quali
-    nome, cognome, e-mail, telefono, ruolo (per il solo segnalante);
-    dati personali ricavabili dalla segnalazione - ad esempio: dati identificativi, data, luogo, modalità e descrizione del fatto (per il segnalante, segnalato, facilitatore, persone del medesimo contesto lavorativo e colleghi di lavoro del segnalante) saranno trattati per le finalità che seguono: 

1) l’esecuzione e la gestione del procedimento di whistleblowing e delle attività inerenti a tale procedimento

Il trattamento sarà volto per la gestione del procedimento di whistleblowing ed in particolare per accertare, mediante specifiche attività istruttorie, la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione, con riguardo ai presunti illeciti denunciati nell’interesse dell’integrità del Titolare. I tuoi dati potranno essere trattati da soggetti interni appositamente autorizzati e formati e, in caso di necessità di indagine o collegate all’esito della stessa, potranno essere condivisi con il datore di lavoro e con soggetti interni come previsto dalla legge o da norme regolamentari.
[Per gli altri soggetti interessati diversi dal segnalante] I tuoi dati personali sono raccolti tramite terzi, in particolare dalla segnalazione pervenuta al Titolare mediante i canali interni dedicati.
Il Trattamento dei suoi dati personali è giuridicamente fondato sull’adempimento degli obblighi di legge.
Il conferimento dei dati è necessario, il mancato rilascio comporta per il Titolare l’impossibilità di svolgere l’attività di accertamento.

2) per la comunicazione a terzi

Al fine di svolgere correttamente tutte le attività di trattamento necessarie a perseguire le finalità di cui alla presente informativa, i seguenti Destinatari potranno trovarsi nella condizione di trattare i tuoi dati personali:
•    Autorità Giudiziaria o altre Autorità/Organismi esterni;
•    Avvocati/Consulenti legali;
•    Provider servizi informatici.
La comunicazione a questi soggetti avviene in ottemperanza a specifici obblighi di legge cui il Titolare attende per loro tramite. Ogni comunicazione che non risponde a tali finalità sarà sottoposta al tuo consenso. 
I tuoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti indeterminati e non identificabili neanche come terzi.

3) per attività di sicurezza informatica

Come, dove e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?

Il trattamento dei dati che ti riguardano avviene attraverso mezzi e strumenti informatici o cartacei messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare allo scopo autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano. 
Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.
I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello spazio economico europeo.
I dati personali vengono conservati anche in archivi elettronici protetti mediante misure di sicurezza efficaci e adeguate a contrastare i rischi di violazione considerati dal Titolare per il tempo necessario agli adempimenti conseguenti all’accertamento richiesto e comunque non oltre 5 anni decorrenti dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, ai sensi dell’art 14, co. 1, D.lgs. 24/2023, salvo eventuale instaurazione di procedimento disciplinare interno o di contenzioso per il tempo necessario alla difesa in giudizio e per quanto ne consegue. Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei tuoi dati personali, il Titolare avrà cura di cancellarli o di renderli in forma anonima. 

Quali sono i tuoi diritti?

Si precisa che l’esercizio dei diritti di seguito indicati sono preclusi al soggetto segnalato, poiché dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio alla tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti interessati, ai sensi dell’art. 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
I diritti che sono riconosciuti all’interessato gli permettono di avere sempre il controllo dei suoi dati. I diritti dell’interessato sono quelli di:

• accesso;
• rettifica;
• cancellazione, fatto salvo per quei dati la cui conservazione è obbligatoria per legge da parte del Titolare;
• limitazione del trattamento se applicabile;
• opposizione al trattamento se applicabile;
• portabilità se applicabile. 

In sostanza l’interessato, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la sua richiesta, può:

• ottenere la conferma del trattamento operato dal Titolare;
• accedere ai propri dati personali e conoscerne l’origine quando i dati non sono ottenuti direttamente dall’interessato, le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei suoi dati o i criteri utili per determinarlo;
• ottenere l’aggiornamento o la rettifica dei propri dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
• ottenere la cancellazione dei propri dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume
• come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
• ottenere la limitazione del trattamento dei propri dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza.
• L’interessato deve essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
• ottenere i propri dati personali, allorché ciò non sia escluso per la natura giuridica del Titolare, se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta dell’interessato. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute. In tali casi, il Titolare, entro un mese dal ricevimento della sua richiesta, informerà l’interessato e lo metteranno al corrente dei motivi della proroga. 
Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la sua richiesta, l’interessato deve riferirsi alla mail privacy.ti.luc@valmet.com per Valmet Tissue Conveting S.p.A. e privacy.ti.por@valmet.com per la società Valmet Tissue Converting S.r.l.

A chi puoi proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, allorché si ravvisino violazioni a suo discapito derivanti dal trattamento dei dati personali, l’interessato può presentare un reclamo all’autorità garante per la protezione dei dati personali, a meno che non vi siano le condizioni o la violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali avvenga in altro paese dell’Ue, nel qual caso la competenza a ricevere e conoscere il reclamo sarà delle autorità di controllo ivi stabilite.
Ai sensi dell’art. 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, al segnalato è preclusa, in assenza di risposta da parte del segnalante, di proporre reclamo al Garante della Privacy (ai sensi dell’art. 77 dal Regolamento (UE) 2016/679).
Ogni aggiornamento della presente informativa sarà comunicato all’interessato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto gli sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei suoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa, prima di procedervi e per dar seguito agli adempimenti che ne conseguono.